Une communication interne efficace est essentielle pour le succès de toute entreprise. Des recherches ont, en effet, montré que les entreprises qui attachent une grande importance à la gestion de la communication ont trois fois plus de chances de surpasser leurs concurrents que celles qui ne s’en soucient pas. Les résultats indiquent également qu’il existe une relation étroite entre une communication interne réussie et la réussite financière d’une organisation. Dans les lignes qui suivent, nous vous montrons comment avoir une communication interne efficace.
Table des matières
Mettez sur pied un plan de communication interne
La première chose que vous devez faire pour parvenir à une communication interne efficace est de mettre en place une stratégie. Faites une analyse préliminaire de la situation actuelle.
Il est important de ne pas perdre de vue que la communication interne, bien qu’elle implique tous les services, doit toujours être pilotée par l’un des services de l’entreprise.
De ce fait, le service marketing et communication devra définir et mettre en œuvre le plan de communication interne. De cette façon, vous veillerez à ce que votre plan de communication ne devienne pas un «babillard» où les travailleurs parlent sans aucune coordination.
Créez un espace virtuel avec des documents d’intérêt
Chaque fois qu’un travailleur a un doute sur les processus de l’entreprise ou sur l’une de ses tâches, il doit s’adresser à l’un des chefs d’équipe ou à ses collègues pour essayer de le résoudre en personne. C’est une méthode simple, mais pas très efficace. Parfois, la personne que vous sollicitez est trop occupée pour vous aider ou ne connaît pas avec certitude la réponse.
Pour accélérer la résolution des problèmes de chaque travailleur, il est pratique d’installer un outil de communication interne dans l’entreprise. Ce logiciel fournira un espace virtuel dans lequel vous pourrez partager toutes les informations et documents intéressant les salariés.
Les documents peuvent être téléchargés dans le cloud et tout employé peut y avoir accès à partir de son ordinateur portable. Il s’agit de :
- les demandes de vacances,
- les numéros de téléphone,
- le manuel sur les valeurs de l’entreprise,
- toute informations sur les produits à vendre.
Distribuez des vidéos de manière personnalisée
Une étude de Melcrum indique que 93% des entrepreneurs considèrent qu’il est essentiel d’inclure des vidéos dans la stratégie de communication interne de l’entreprise. Dire qu’une image vaut mille mots est une grande vérité. Une vidéo divertissante et dynamique expliquant les nouvelles les plus importantes de l’entreprise est plus accessible aux employés qu’un long texte descriptif.
Si votre objectif est d’augmenter la réceptivité des employés, vous devez créer des vidéos capables de résumer en quelques minutes les actualités les plus importantes de l’entreprise. Ces vidéos peuvent être envoyées de manière personnalisée à chaque employé afin qu’il puisse les visionner depuis son propre ordinateur.
Reconnaissez les mérites de vos employés
L’erreur que commettent de nombreuses entreprises est de supposer qu’un employé doit toujours travailler efficacement et atteindre tous les objectifs. Les travailleurs ne sont pas des robots. Chacun a ses propres problèmes, insécurités et dilemmes qui peuvent compromettre ses performances ou le démotiver lors de l’exécution de ses tâches.
Pour cette raison, il est très important de distinguer un employé quand il fait quelque chose de bien, que ce soit par des incitations financières ou avec de bonnes paroles. Des études indiquent que 80% des employés qui quittent leur entreprise le font à cause d’un manque de reconnaissance. Ne laissez pas votre entreprise commettre la même erreur.
Faites appel à la gamification
Vous avez sûrement entendu parler du terme gamification. La gamification n’est rien d’autre que l’application d’éléments de jeux et de loisirs dans d’autres domaines. Son utilisation en entreprise peut aider à améliorer la motivation, la productivité, la créativité ou la fidélité, entre autres.
Vous pouvez également profiter de cette technique dans le domaine de la communication interne pour motiver vos employés à être plus actifs. L’objectif final est de fidéliser les talents dans votre entreprise.
L’une des méthodes les plus amusantes pour améliorer la communication interne est l’utilisation de jeux virtuels pour former les employés sur de nouveaux concepts ou pour effectuer des évaluations. Le but de cette méthodologie est de motiver les employés à obtenir les meilleurs résultats grâce à des récompenses.
Plus la conception du jeu est originale et divertissante, plus l’implication des employés est importante. La clé est de pouvoir combiner divertissement et apprentissage; un équilibre qui enrichit considérablement l’acquisition de connaissances et contribue à fluidifier la communication interne dans l’entreprise.
Gardez les réunions sous contrôle
Il existe un mythe selon lequel les réunions d’équipe contribuent toujours à atteindre les objectifs de l’entreprise. Grave erreur. S’il est vrai qu’une réunion peut être très bénéfique pour la réalisation des objectifs, elle peut aussi finir par être contre-productive, si un contrôle strict n’est pas effectué.
De nombreuses réunions finissent par s’allonger, n’ont pas d’objectif spécifique ou ne fournissent pas les informations requises à chaque salarié. Conséquence : les contributions de ces derniers ne sont pas suffisamment pertinentes.
En guise de solution, vous devez utiliser des outils de communication internes pour informer les travailleurs qui participeront à la réunion du problème que vous souhaitez résoudre. Les délais doivent être définis, de même que les attentes de la direction.
Organiser des événements à l’extérieur de l’entreprise
Le quotidien dans un bureau est plein de tâches routinières, de moments de stress et même de situations stressantes. Par conséquent, il est logique qu’avec le temps, la dynamique de groupe s’effrite et les relations empirent. Pour éviter cela, de nombreuses entreprises organisent des activités extérieures pour améliorer l’engagement, le bien-être et la satisfaction des travailleurs.
Ces événements peuvent prendre la forme d’un camping, d’une randonnée à la montagne ou d’une sortie au parc d’attractions. Plus l’événement diffère des activités quotidiennes, mieux c’est. Au final, si les employés nouent de bons liens entre eux, la communication interne dans l’entreprise sera beaucoup plus simple et plus naturelle.
Écoutez vos employés
L’écoute de votre équipe renforcera la relation avec vos collaborateurs et les impliquera. Vous veillerez également à ce qu’ils s’adaptent aux valeurs et aux objectifs de l’entreprise. Un point important est d’avoir des informations transparentes, afin que vos employés puissent y accéder et les comprendre facilement.
Essayez de communiquer horizontalement, et votre équipe se sentira plus connectée à son travail. Ceci est réalisé en maintenant la communication entre les personnes et les services au même niveau de hiérarchie.
Le fait d’avoir un dialogue continu avec vos employés garantira d’être au courant de l’avancement des différents projets. Cela les aidera aussi à améliorer leur performance.
Lancer une plateforme permettant aux employés de diffuser des idées innovantes
Les personnes qui ont plus d’idées pour améliorer le travail sont les employés. Pourquoi ne leur demandez-vous pas leur avis pour améliorer les processus internes ? Cela peut également être un formidable outil de motivation. Souvent, la démotivation survient lorsque les employés se sentent obligés de faire des actions ou des routines qu’ils savent totalement inutiles.
Les écouter et cesser d’exécuter ces actions peut nous faire économiser des millions. Bien sûr, demander leur avis sera totalement inutile, si ces idées se perdent après tout. Il est évident qu’il doit y avoir un filtre mais si les initiatives ne sont jamais mises en pratique, ils se sentiront aussi trompé.
Améliorez les communications horizontales et verticales
La communication verticale a lieu entre le patron et les juniors. Or la communication horizontale se fait entre les personnes du même niveau. La communication est un outil important pour toute organisation.
Les dirigeants doivent être actifs sur les questions relatives au traitement de l’information. Ils doivent également veiller à leur bonne transmission afin de gagner du temps et d’assurer le bon déroulement des activités.
Publiez un bulletin d’information
Les lettres d’information sont des aspects importants de la communication dans une organisation. Pour assurer l’efficacité de la communication interne, votre entreprise doit s’efforcer d’imprimer des newsletters afin d’informer les employés des progrès de l’entreprise.
Le journal interne est important car il indique les domaines qui se portent bien et les domaines qui doivent être améliorés. A la une de ces newsletters, devraient régulièrement figurer les photos des travailleurs qui excellent. C’est un moyen important de distinguer les employés performants.
Mettez sur pied un réseau social d’entreprise
L’utilisation des réseaux sociaux d’entreprise peut aider à réduire l’écart entre les managers et les subordonnés grâce à des communications informelles entre les employés. De plus, le réseau social aidera votre entreprise à rechercher, identifier et consolider les domaines d’intérêt et les compétences des employés.
Un intranet social peut être une puissante source d’informations pour l’entreprise. Les employés écrivent sur ce qui compte pour eux. De plus, les utilisateurs peuvent décider eux-mêmes de ce qui les intéresse. Ils décident aussi avec qui ils souhaitent communiquer, tout comme ils le font sur Facebook et Twitter.