Comment gagner un temps précieux dans votre vie professionnelle ou personnelle et atteindre vos objectifs plus rapidement ? Le temps est l’une des seules ressources qui ne peut pas être achetée. Chacun de nous, multimillionnaire ou pauvre, n’a que 24 heures par jour. Gérer votre vie personnelle et même chaque journée de travail dépend de vous. Le temps passé ne reviendra jamais et ne pourra pas être récupérée. Dans les lignes qui suivent, nous vous montrons comment améliorer votre gestion du temps.
Table des matières
Gestion du temps : apprenez à vous connaître d’abord
La seule façon d’améliorer vos compétences en gestion du temps est d’apprendre et de comprendre vos habitudes néfastes en matière de gestion du temps. Le processus consiste à emporter un cahier avec vous et à y noter ce que vous faites toutes les 15 ou 30 minutes.
Après une semaine, vous devez savoir exactement où vous passez votre temps efficacement et où vous le perdez. Ne démarrez aucune autre stratégie avant d’avoir réussi cette étape. Après une semaine, analysez les données et déterminez où vous pouvez être le plus productif.
Organisez votre espace de travail
Vous perdez chaque jour de précieuses minutes à la recherche de quelque chose ? Si OUI, il existe un moyen simple d’arrêter de perdre du temps. Tout ce que vous avez à faire pour gagner du temps est d’organiser vos documents et dossiers. Vous pourrez trouver facilement et rapidement ce que vous cherchez.
Vous devez également faire attention à votre ordinateur et à votre système de messagerie. Si vous passez trop de temps à parcourir les icônes, les dossiers et les fichiers, cela signifie que vous devriez mieux organiser le système de fichiers et le processus de gestion des courriels de votre ordinateur.
N’oubliez pas que le processus initial d’organisation de votre environnement de travail est très simple. Mais, le processus continu de maintien de cet environnement dans un état organisé est difficile, surtout pour l’esprit non préparé. La meilleure solution est de mettre les choses en place ou de trier les articles dès leur réception.
Créez des plannings quotidiens
Planifiez votre journée avant qu’elle ne commence. Faites le tôt le matin ou mieux encore la veille avant le coucher. Écrire des phrases et planifier la journée vous permettront de savoir à quoi ressemblera le lendemain, quoi faire et quand le faire. Votre objectif devrait être de respecter cet emploi du temps tout au long de la journée et de mettre en œuvre les activités prévues.
En plus des tâches strictement substantielles, envisagez d’autres tâches telles que la salle de gym, les repas, etc. Bien sûr, la vie est imprévisible et tout ce que vous avez planifié peut ne pas être réalisé, mais vous devez vous efforcer de le faire.
Fixez une limite de temps pour chaque tâche
Vous avez déjà écrit ce que vous voulez faire un jour donné, formulé quelles tâches vous allez accomplir. Indiquez également les heures auxquelles vous effectuerez les tâches et combien de temps vous aurez besoin pour mener à bien ces tâches.
Bien sûr, il est inutile de tout planifier à la minute près, mais précisez clairement à quels moments vous allez effectuer la tâche et quand vous devez la terminer pour vous occuper de la suivante. Essayez de respecter ce plan d’action.
Utilisez un agenda
L’utilisation d’un agenda est essentielle. C’est la chose la plus utile pour gérer vos activités quotidiennes et votre emploi du temps. Choisissez celui qui vous convient le mieux. Vous pouvez utiliser des calendriers traditionnels, où vous enregistrerez manuellement votre emploi du temps. Il existe désormais des agendas électroniques.
Dans les entreprises, on utilise très souvent des agendas intégrés à des programmes de messagerie tels qu’Outlook ou Lotus. De nombreuses personnes utilisent également Google Agenda. Il est particulièrement utile lorsqu’il est utilisé sur un smartphone. Nous avons alors accès à notre agenda où que nous soyons.
En plus nous recevons des rappels sur les réunions et les tâches. Enregistrez également les événements futurs dans votre calendrier afin de ne pas les oublier dans le volume des tâches quotidiennes.
Utilisez une montre et un chronomètre
Cela peut sembler évident, mais cela vaut la peine d’avoir une montre pour mieux gérer le temps. Parfois, en travaillant, nous sommes tellement absorbés que nous perdons le fil du temps.
Cela vaut la peine de regarder votre montre de temps en temps et de vérifier l’heure par rapport au plan que vous avez mis en place. De plus, vous pouvez définir une alarme pour vous rappeler que le temps est écoulé. Vous pouvez également utiliser une minuterie. Vous entrez le temps que vous souhaitez consacrer aux tâches et vous enclenchez le compte à rebours.
Évitez le multitâche
Il peut être difficile pour certains de réaliser que le multitâche n’apporte rien de bon dans le monde accéléré d’aujourd’hui. Si vous faites beaucoup de choses en même temps, généralement rien n’est fait jusqu’au bout. Concentrez-vous sur une tâche et terminez-la.
Le multitâche est l’ennemi de la productivité. Lorsque nous accomplissons de nombreuses tâches en même temps, l’esprit est distrait. De plus, en sautant d’une tâche à l’autre, nous perdons du temps et de l’énergie pour nous souvenir des détails.
Apprenez à déléguer des tâches
Bien sûr, tout le monde ne peut pas se permettre le confort d’embaucher des collègues. Mais gardez à l’esprit que votre temps précieux n’est pas à gaspiller.
Contrairement aux apparences, il est parfois beaucoup moins cher d’externaliser des tâches que de les accomplir vous-même. Et c’est le cas surtout quand il s’agit de tâches où nous n’avons aucune expérience et que quelqu’un pourrait les faire mieux et plus rapidement.
Divisez les grosses tâches en petits morceaux
Rédiger une thèse, rénover un appartement ou démarrer une entreprise ne sont pas des choses qui peuvent être faites en un après-midi. Pour faciliter la création d’un véritable plan d’action, chacun de ces projets doit être décomposé en tâches. Et si cela ne suffit pas, nous devons ajouter un autre niveau de détail.
Par exemple, dans le cadre de la rédaction d’une thèse de maîtrise, nous allons faire une revue de littératures, mener nos propres recherches et décrire la méthodologie utilisée.
À son tour, la revue de la littératures peut être également décomposée en sous-tâches. En divisant un grand objectif en tâches, nous avons la possibilité d’évaluer plus précisément le temps nécessaire pour les accomplir.
Gestion de temps : Utilisez la matrice Eisenhower
Tout ce qui est urgent n’est pas forcément important. Et toutes les choses importantes ne sont pas des urgences. La matrice Eisenhower fait partie des plus populaires outils de gestion du temps et des outils d’organisation des activités. Son fonctionnement est basé sur la hiérarchisation des tâches. Cet outil comprend deux paradigmes : l’importance et l’urgence.
La matrice Eisenhower regroupe les tâches en quatre groupes : prioritaires, non prioritaires, importantes et sans importance. Pour pouvoir évoluer professionnellement, vous devez d’abord vous fixer des priorités.
Cette matrice d’hiérarchisation vous permet de :
- clarifier les tâches;
- comprendre comment prioriser et planifier judicieusement les tâches
- savoir gérer les priorités dans le temps.
Dwight Eisenhower, l’un des présidents des États-Unis, était célèbre pour sa brillante gestion du temps.
Soyez proactif, pas réactif
La proactivité signifie que vous êtes physiquement et émotionnellement capable d’assumer des tâches et des activités dont vous êtes responsable pendant la journée. Malgré les surprises et les défis que vous pouvez rencontrer, vous restez calme et ne perdez pas le contrôle.
Une réflexion proactive vous apportera des solutions et vous rendra plus productif. D’un autre côté, si vous réagissez toujours émotionnellement à certains événements et circonstances, vous en subirez les conséquences en éprouvant de la peur, des sentiments écrasants et du stress.
Ne cherchez pas la perfection
Si vous avez l’habitude de rechercher la perfection dans tout ce que vous faites, vous avez très peu de chances de contrôler le temps. Nous devons réaliser que l’excellence n’est qu’une question d’opinion. Ce que vous pensez être parfait n’est peut-être pas parfait aux yeux des autres.
Cependant, vos actions imparfaites peuvent être complètement suffisantes pour les autres. Posez-vous la question: une dizaine de minutes supplémentaires consacrées à une activité affecteront-elles vraiment de manière significative le résultat final? Si NON, alors vous devez savoir quoi faire.
Éviter l’habitude de la procrastination et de la paresse
Soyez prudent, car la procrastination nous frappe parfois lorsque nous nous y attendons le moins. Remettre au lendemain les tâches d’aujourd’hui est une habitude solidement ancrée en chacun d’entre nous. Méfiez-vous de ces signaux et travaillez à cultiver une façon de penser axée sur la gestion efficace du temps.
Évitez le piège de l’attente
Attendre, que ce soit dans la file d’attente du supermarché ou à une réunion, ne signifie qu’une chose : vous perdez simplement du temps. Or, vous pourriez faire quelque chose qui a plus de sens et qui donne des résultats qui vous tiennent vraiment à cœur.
Préparez-vous à l’avance à de telles situations, apportez du matériel de lecture avec vous ou passez des appels téléphoniques importants. Passez chaque minute de votre journée de travail sur quelque chose qui vous permet d’avancer pour atteindre un objectif spécifique vous mettra sur la bonne voie pour une bonne gestion du temps.
Éviter les distractions
Les distractions provoquent une perte de concentration, d’attention et une interruption du processus de pensée créative. Des études ont montré que le retour à l’état de fonctionnement dans lequel nous nous trouvions avant la perturbation, peut prendre cinq à quinze minutes.
Pour éviter de telles situations, il est préférable d’informer les autres que vous ne serez pas disponible dans un certain délai et que vous ne voulez pas être dérangé sauf en cas d’urgence.