Comment calculer le solde de tout compte ?

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Il est obligatoire pour une société de payer les indemnités et primes dues à l’employé quand ce dernier s’en va de l’entreprise. Et cela vaut peu importe la raison de la fin du contrat. La somme de ces montants sont liés au type du contrat et à la cause du départ. Explications.

Qu’est-ce que le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est un document dévoilant les différentes sommes données par l’employeur à son employé durant la rupture de son contrat de travail. C’est l’article L 1234-20 alinéa 1 du Code du Travail qui le définit.

Ce véritable inventaire est défini par l’employeur et sera fourni à l’employé qui lui offrira reçu (reçu du solde de tout compte). De façon plus précise, l’employeur effectuera le listing des aspects de la rémunération de l’employé mais aussi de ses indemnités réglées durant son départ.

Ce document offre la possibilité de formaliser l’inventaire des sommes fournies à l’employé par son employeur. Cela intègre les rémunérations, les indemnités, sans oublier les primes de départ. Le solde de tout compte doit être transmis le jour de la fin du contrat. Cela peut se faire de deux manières : solution postale ou remise en main propre. Privilégiez un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception.

Le solde de tout compte doit être fourni en deux exemplaires, dont l’un donné au salarié. Le document doit être fait selon un formalisme bien distinct afin que ce dernier possède une valeur juridique. Il faut qu’il intègre des renseignements précis et pertinents sur les montants de l’employeur. Point à savoir : les mentions généralisées du document n’ont aucune valeur légale.

Comment calculer le solde de tout compte ?

Afin d’avoir connaissance de la somme du solde de tout compte, vous devrez effectuer une division de votre salaire par mois avec la durée de travail légal. Ensuite, faites une multiplication du résultat par la durée de travail effectif. Et enfin, effectuez une addition de vos indemnités.

Le document englobe la totalité des montants dues à l’employé à la rupture de son contrat de travail. Ainsi, voici ce qui peut y être intégré :

  • Le salaire lié au dernier mois travaillé. Le calcul s’effectue au prorata jusqu’au dernier jour de contrat. Il faut savoir qu’un employé sur trois a déjà aperçu des inexactitudes sur son bulletin de paie. Ces dernières proviennent souvent d’un humain, ce qui rend plus vulnérable la société concernée à des dangers d’ordre juridiques et fiscaux. N’hésitez pas à vous renseigner sur Internet par rapport à la façon d’optimiser et de rendre plus sûr votre processus de paie. Vous pouvez utiliser un logiciel reconnu, sécurisé et performant pour cela. Afin de choisir celui qui vous convient, servez-vous d’un comparatif et des avis sur le web.
  • Primes et gratifications définies par la convention collective ou le contrat de travail de l’employé, cela peut être un treizième mois ou une prime d’intéressement (le calcul du versement s’effectue au prorata temporis). Ce dernier est la proportion du temps effectivement écoulé. Il offre la possibilité de faire un calcul en prenant en compte le temps réel.
  • Règlement des heures supplémentaires non versées et/ou la régularisation du solde de repos compensateur. Ce dernier est un mécanisme qui envisage une durée de repos pour la compensation des heures supplémentaires effectuées par les employés au-delà de leur contingent d’heures annuel.

Le solde tout compte pour un CDD

Ici, un calcul identique à celui du CDI est en vigueur.

Depuis le 24 septembre 2017, ce solde vaut 25 % du mois de salaire par année d’ancienneté pour les dix premières années et 33 % dès la onzième année. Quand l’employé a une ancienneté de mois d’un an, le calcul s’effectue au prorata.

On intègre également dans le solde de tout compte la prime de précarité. Voici son calcul : montants des salaires bruts + indemnités de congés payés. Puis, vous devrez multiplier le résultat par 10/100.

Quel est le calcul du solde de tout compte après un licenciement ?

Le solde de tout compte suite à un licenciement utilise aussi les éléments du dessus. Par contre, s’il y a un licenciement pour faute grave ou lourde, l’employé n’obtient aucune indemnité compensatrice de préavis. Pour rappel, son montant vaut le salaire intégral que l’employé aurait touché s’il avait travaillé durant le préavis.

Quel est le calcul de ce solde après une démission ?

S’il y a démission du salarié, ce dernier ne peut alors pas profiter des primes additionnelles ou des indemnités de rupture du contrat de travail. Ainsi, son solde comprend ce qui suit : salaire, indemnités compensatrices pour les congés payés et RTT (réduction du temps de travail) ainsi qu’une indemnité compensatrice de préavis s’il y a.

Le solde tout compte pour un CDI

Pour calculer le solde de tout compte ou dans le but d’effectuer une vérification, différents documents administratifs et comptables peuvent être demandés. Au minimum, les douze dernières fiches de paie sont nécessaires par rapport au calcul des indemnités de licenciement, de rupture conventionnelle (offre la possibilité à l’employeur et à l’employé de rompre le contrat de travail d’un commun accord) ou de départ à la retraite.

Le contenu du solde de tout compte

Le reçu du solde de tout compte est un résumé complet des montants donnés par rapport à la rémunération ainsi qu’aux indemnités de fin de contrat. Ainsi, voici ce que vous pourrez y trouver :

  • Salaire dû jusqu’au dernier jour du contrat de travail (heures réellement travaillées dans le mois) ;
  • Heures supplémentaires restant dues et non payées ;
  • Prime d’ancienneté, si inscrite dans la convention collective, l’accord d’entreprise ou sur décision unilatérale de l’employeur ;
  • Prorata des primes et avantages contractuels comme le treizième mois ;
  • Indemnités compensatrices pour les congés payés et RTT (réduction du temps de travail) non pris ;
  • Indemnité compensatrice de préavis (à part s’il y a faute grave ou lourde),
  • Indemnité de licenciement (à part si licenciement pour faute grave ou faute lourde) ou de rupture conventionnelle les situations échéantes, à partir de huit mois d’ancienneté ;
  • Épargne salariale (à la suite d’une demande de déblocage) ;
  • Solde du compte épargne temps (offre la possibilité à l’employé d’accumuler des droits à congé rémunéré ou de profiter d’une rémunération, en échange des périodes de congé ou de repos non utilisées, ou des montants qu’il y a affectés) ;
  • Et enfin, possible contrepartie s’il y a clause de non-concurrence.

À savoir : le bulletin de paie ne peut jamais remplacer le solde de tout compte et être utilisé comme annexe servant de récapitulatif.

Comment calculer les indemnités de rupture ou de licenciement ?

Pour une rupture conventionnelle ou licenciement s’étant déroulé depuis le 24 septembre 2017 (que cela soit pour une faute simple, ou pour raison économique), l’indemnité de rupture conventionnelle vaut :

  • 25 % du salaire mensuel par année d’ancienneté de l’employé par rapport aux dix premières années.
  • 33 % dès la onzième année.

Avant cette date de 2017, elle valait 1/5 du mois de la paie par année d’ancienneté.

Point important : la convention collective ou accord d’entreprise peut envisager des meilleures conditions. Sachez également que si votre ancienneté est de moins d’un an, le calcul s’effectuera alors au prorata.

Comment calculer les indemnités de congés payés ?

Il existe deux solutions par rapport à ce calcul. Celle qui est choisie est tout simplement la plus avantageuse : la technique du maintien de salaire et celle du dixième (10 %).

Les parties peuvent aussi se mettre d’accord sur le fait que le reliquat de congés payés (quand l’employé a encore des jours de congés à prendre une fois le 31 octobre passé, il profite de jours de congés en plus) soit pris dans le but que le préavis soit plus court.

Découvrez un exemple de calcul de solde de tout compte pour mieux illustrer les propos de cet article. La situation concerne un individu disposant d’un salaire brut de deux mille euros depuis deux ans. Son ancienneté est de trois ans. Il bénéficie de 25 jours de congés annuels. Il lui reste encore douze jours dont il peut profiter. La durée de travail contractuel par mois est 151,57 heures, ce qui correspond à sept heures par jour. Le mois dernier, ce salarié a travaillé quinze jours sur vingt-deux jours ouvrés, ce qui correspond à un total de 103,34 heures.

Le cas d’un licenciement

Le solde de tout compte après un licenciement se sert de la totalité des aspects dont nous avons parlé un peu plus haut. Par contre, si le licenciement se fait pour faute grave ou lourde, l’employé ne touche pas d’indemnité compensatrice de préavis (vaut le salaire intégral que l’employé aurait touché s’il avait travaillé durant le préavis).

Le cas d’une démission

S’il y a démission de l’employé, il est alors impossible pour lui de profiter de primes supplémentaires ou d’indemnités de rupture du contrat de travail. Ainsi, son solde de tout compte possède les trois éléments suivants : salaire, indemnités compensatrices pour les congés payés et RTT (réduction du temps de travail) ainsi qu’une indemnité compensatrice de préavis s’il y a lieu.

Pour une rupture conventionnelle

Pour cette situation, le virement de l’indemnité de rupture est obligatoire, séparément de l’ancienneté de l’employé. La somme ne doit pas être située en dessous de celle de l’indemnité de licenciement. Tout d’abord, pour les dix premières années, son montant est d’un quart de mois de rémunération pour chaque année d’ancienneté. Ensuite, il vaut 1/3 de mois de salaire à partir de la onzième année.

Congés payés

La compensation est valable pour les jours de congés qui n’ont pas été utilisés. Cette dernière vaut 10 % du salaire brut total touché durant la période de référence (intervalle pendant laquelle l’employé doit avoir effectué une durée minimale de travail). Elle peut aussi valoir la rémunération qu’il aurait touchée si la salarié était encore dans la société.

Quels sont les délais pour le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est essentiellement intéressant pour l’employeur. Effectivement, s’il ne transmet pas ce document à l’employé, ce dernier aura la possibilité de contredire le résultat des sommes qu’il a touchées pendant trois ans. Alors que s’il donne le document à l’employé et qu’il pose sa signature, alors, il dispose de seulement six mois pour effectuer une contestation.

Si l’employé pense que l’employeur a effectué une erreur quand il a calculé le solde (les sommes indiquées doivent par exemple être plus grandes) ou qu’il y a des oublis de montants, il peut alors contredire le résultat du montant du solde de tout compte.

En outre, l’employé n’a pas pour obligation de poser sa signature sur le solde de tout compte. Ici, il est possible de le contredire jusqu’à trois ans. Dans le cas contraire, il aura six mois. Il a également comme possibilité d’émettre des doutes en les indiquant sur le document avec la mention : « sous réserve de mes droits ». Ici, le solde de tout compte ne pourra pas être libératoire pour l’employeur : cela signifie que l’employé disposera de trois ans afin de contredire le document.