Près des 42 % des personnes qui reçoivent des mails s’attardent sur le nom de l’adresse email de l’expéditeur avant d’ouvrir le message. Quand vous vous lancez dans une activité et/ou la conception d’un site web pro, le point des mails est essentiel. Contacter vos premiers prospects et vos premiers clients se fait rapidement et détermine l’image de votre entreprise. La gestion d’une activité pro ou associative nécessite d’avoir une certaine crédibilité autour de votre activité. Concevoir une adresse mail pro est primordial pour que votre activité se porte bien.
En tout cas, posséder une adresse mail est indispensable de nos jours, que cela soit dans un contexte privé ou professionnel. Or, savez-vous comment créer une adresse mail professionnelle gratuite ? Vous allez le découvrir à travers cet article mais avant voici les trois points forts d’une adresse e-mail professionnelle : facile à retenir puisque souvent moins longue, meilleure crédibilité et légitimité qu’une adresse avec un nom de domaine différent et enfin une excellente façon de mettre en avant votre entreprise à chaque mail rédigé !
Table des matières
Qu’est-ce qu’une adresse e-mail professionnelle ?
Une adresse e-mail professionnelle est un mail dont vous vous servez pour votre activité professionnelle. C’est cette dernière qui offre la possibilité de contacter votre clientèle et vos partenaires pour la totalité de vos communications business.
N’importe quel mail donné par les entreprises Google (Gmail), Microsoft (Outlook, à distinguer du client mail) ou autres (Yahoo!, Skynet, La Poste etc) peuvent convenir. Néanmoins, il est possible de choisir une adresse e-mail professionnelle dotée de votre nom de domaine. De cette façon, vous obtiendrez divers avantages notables.
Exemple : Votre adresse mail qui peut être : sav.ariegepc@gmail.com se transformera alors en : sav@ariegepc.com.
De quoi avez-vous besoin pour créer une adresse e-mail professionnelle ?
Afin de concevoir votre mail pro, il n’y a rien de bien difficile. En seulement une poignée de minutes, le tour est joué ! D’ailleurs, cela peut même être totalement gratuit. Vous n’aurez qu’à respecter un petit guide. Voici deux options mises à votre disposition :
- Auto-hébergée : la solution la plus simple à mettre en œuvre. C’est également la moins chère et la plus rapide.
- Google WorkSpace : c’est une option un peu coûteuse mais offrant des options additionnelles.
Prenez la solution qui convient le mieux. N’hésitez pas à consulter les avis et les évaluations sur le web par rapport à ces outils.
Comment récupérer ses mails et contacts existants ?
Depuis des années, les fournisseurs majeurs de webmail ont grandement optimisé les options de transition pour aller d’une messagerie à l’autre. La finalité est simple : capter une nouvelle clientèle dans le but que la migration de messagerie s’effectue sans aucun problème. Finies les interminables opérations nécessitant la récupération des messages à la main (quelquefois des milliers) avant de les intégrer dans une autre solution de messagerie.
Désormais, vous n’aurez qu’à demander à la solution d’importer les missives et contacts du service que vous désirez quitter. Prenez en compte que cette option vaut pour les messageries commerciales telles que Gmail, Outlook.com ou Yahoo Mail ainsi que pour celles des opérateurs, les plus connus étant Orange, Free, SFR ou Bouygues Télécom.
Si vous avez un compte Google, il est possible d’effectuer une synchronisation des informations de votre smartphone grâce à ce dernier, et par conséquent retrouver la totalité de vos contacts dans le répertoire Gmail. Vous n’aurez par la suite qu’à les re-synchroniser avec votre dernier mobile. Simple comme bonjour !
Si vous n’avez pas envie d’exporter-importer manuellement ou de la manière exposé ci-dessus, vous pouvez utiliser un logiciel de récupération de données fiable. N’hésitez pas à utiliser des comparatifs et des avis sur le web afin de trouver la solution qui vous convient.
Créer une adresse e-mail professionnelle gratuite avec un site internet
Pour les professionnels qui ne désirent pas régler un nom de domaine dans le but d’obtenir une adresse mail, il y a des services gratuits permettant de vite concevoir une adresse mail professionnelle : Google, Yahoo ou Outlook offrent la possibilité d’avoir un mail pro entièrement gratuit.
Conception d’une adresse mail pro auto-hébergée
Voici une solution recommandée pour les indépendants, PME et TPE puisqu’elle offre ce qu’il faut pour une adresse email pro.
Tout d’abord … possédez-vous déjà un portail internet ? Si vous en avez déjà un, vous avez certainement opté pour une souscription à une offre d’un hébergeur internet offrant un hébergement internet mêlé à un nom de domaine. Si vous avez un portail web hébergé auprès d’un hébergeur renommé et fiable, vous pouvez normalement accéder à une adresse email pro totalement gratuitement !
Cela vaut pour plusieurs hébergeurs internet réputés : OVH, Hostinger, PlanetHoster, o2switch et IONOS. Évidemment, il en existe d’autres mais ces cinq groupes sont quasiment les plus connus dans ce secteur.
Conception d’une adresse mail pro via OVH
Au niveau technique, si vous avez seulement un nom de domaine chez le groupe OVH, il est possible d’accéder à cinq mail pro. Si vous n’en possédez pas, il est possible d’en effectuer la récupération en achetant un nom de domaine OVHcloud.
Souvent, le paiement se fait annuellement. Il est possible de payer plusieurs années d’un coup. Ainsi, vous êtes sûr de le garder sur le long terme. Comptez près d’une quinzaine d’euros TTC annuellement. Néanmoins, certains domaines « atypiques » peuvent présenter un prix bien plus élevé.
Désormais, vous avez au minimum un nom de domaine. Ainsi, vous pouvez concevoir vos adresses mail pro. Dans ce but, respectez les actions suivantes :
- Allez sur votre espace client et indiquez-y vos identifiants.
- Dans les onglets supérieurs, effectuez un clic sur « Web Cloud » .
- Une fois dans les barres latérales gauches, optimisez la solution Email et sélectionnez votre nom de domaine. « Email Pro » qui est une solution payante proposant plus de fonctions est aussi proposée.
- Dans le contenu principal, sélectionnez Comptes Emails.
- Puis, faites un clic sur Ajouter un compte.
- Remplissez le formulaire de conception d’email.
- Attendez une poignée de secondes et le tour est joué !
Afin d’avoir accès par la suite à votre mail, sachez qu’il est possible de l’effectuer via n’importe quel navigateur internet depuis la plateforme OVH : (menu et Webmail), ou grâce à cette adresse : https://www.ovh.com/fr/mail/.
Nous vous recommandons d’intégrer ce lien dans vos favoris. Pour la configuration, n’hésitez pas à consulter la documentation offerte par le géant OVH.
Créer une adresse e-mail professionnelle à partir de Google Workspace
La seconde option afin de concevoir votre adresse e-mail pro est de vous servir de Google WorkSpace (auparavant G Suite) de Google. Cette solution est un peu plus chère, mais offre plus d’options que voici :
- Au moins trente gigaoctets de stockage sur Google Drive par personne ;
- Visioconférence minimum à cent personne ;
- Gestion de sécurité poussée ;
- Aide (standard ou avancé).
N’hésitez pas à consulter la grille des prix afin d’effectuer une comparaison entre les offres.
Avantages
Outre les points forts du dessus, l’option WorkSpace offre la possibilité :
- De rédiger et de transmettre jusqu’à 2000 mails par jour et par mail, là où des hébergeurs peuvent vous restreindre (le géant OVH vous permet à l’envoi de 200 mails par heure) ;
- De garantir la réception des mails par vos destinataires (là où des hébergeurs web/configurations inadaptées peuvent permettre aux mails d’aller dans les spams) ;
- De vous immuniser face aux spams à hauteur de 99,9% (si on se fie aux chiffres de Google) ;
De bénéficier de l’interface de Gmail, pleine de qualité.
Configuration
Voici les étapes à suivre afin de configurer un mail pro chez Google WorkSpace :
- Prenez l’offre qui vous convient.
- Indiquez les renseignements demandés (nom de société, nombre de salariés ou encore emplacement).
- Renseignez vos coordonnées d’administrateur (nom, prénom et mail personnel).
- Le groupe WorkSpace va vous questionner : avez-vous déjà un nom de domaine ? Si c’est le cas, prenez l’option 1, sinon faites le choix de la solution 2 qui vous permettra de faire le choix d’un nom de domaine. Ce dernier n’est pas offert. Ainsi, il faudra compter près d’une quinzaine d’euros (ou plus, tout dépendant du nom de domaine) en plus, dont la facturation se fait une fois annuellement (au même titre que n’importe quel hébergeur web).
- Renseignez les coordonnées de votre société (adresse et numéro de téléphone professionnel).
- Définissez un nom d’utilisateur. Ce dernier est lié à celui qui est situé devant @votre-entreprise.com. C’est fait : vous avez un mail pro chez Google WorkSpace!
Si vous avez déjà un nom de domaine, une phase de vérification du nom de domaine sera nécessaire pour Google. Elle s’effectuera soit en intégrant un meta-tag de vérification sur votre portail internet soit en procédant au téléchargement d’un fichier HTML sur votre plateforme web ou en effectuant l’enregistrement d’un MX Records à votre nom de domaine. Il faut savoir qu’on se sert des enregistrements MX afin de montrer à votre nom de domaine où les boîtes mails en lien avec votre domaine sont gérés.
Si vous ne parvenez pas à vérifier la fiabilité de votre nom de domaine, tournez-vous vers des experts.
