Comment organiser une réunion d’affaire multilingue ?

Lors de réunions avec des partenaires, des clients, des fournisseurs dans plusieurs pays, la langue peut souvent constituer un obstacle important à une communication réussie.

Pour s’assurer que le message des participants à la réunion ne se perde pas dans la traduction, les organisateurs de réunions de sociétés, de PME, d’ONG, d’associations et d’institutions choisissent de s’entourer d’interprètes simultanés professionnels à leurs réunions. Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pour organiser une réunion d’affaire multilingue.

Comment choisir le bon traducteur ?

Afin d’effacer la barrière de la langue, un traducteur professionnel est vivement recommandé pour vous assister dans tous vos besoins linguistiques. Il est très important de choisir le prestataire cohérent qui correspondra sur-mesure à votre projet. Pour ce faire, travailler avec une agence de traduction est recommandé. En effet, vous pourrez collaborer avec la société pour tous vos besoins linguistiques récurrents. Celle-ci pourra vous fournir les services d’un interprète professionnel spécialisé dans votre secteur d’activité.

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Le choix d’un interprète ne s’effectue pas au hasard. Il convient alors de choisir un prestataire qui justifie de compétences spécialisées dans votre secteur d’activité. La qualité de son interprétation n’en sera que meilleure. Par exemple, un traducteur spécialisé dans l’énergie ne pourra jamais vous assister dans une réunion financière complexe qui nécessite des connaissances terminologiques pointues. Dans le cadre d’un tel besoin, il convient de faire appel à un interprète qui maîtrisera le secteur de l’énergie.

La forme d’interprétation choisie devra également correspondre à la nature de votre événement : conférence, colloque, réunion en petits groupes, discours etc.

Briefer l’interprète au sujet évoqué

Pour une interprétation de qualité, votre interprète devra connaître votre secteur d’activité sur le bout des doigts. Mais en réalité, c’est bien plus que cela. L’interprète devra connaître le service que vous proposez, le contexte de la réunion et bien entendu tout ce que votre entreprise propose dans les plus grands détails.

Pour ce faire, briefer l’interprète un maximum de temps avant la date de votre réunion d’affaire est primordial. Celui-ci aura alors le temps de préparer son sujet et de se familiariser avec votre entreprise et les produits ou services qu’elle propose. Le jour J, l’interprète sera très à l’aise et pourra proposer une interprétation fluide, cohérente et optimisée pour votre public. L’objectif est que votre audience cible ne sache pas qu’un interprète est là tellement la communication sera fluide !

Organisation le jour J

Le jour de votre événement, l’interprète sera sur place pour vous assister dans tous vos besoins en communication. Il est très important que celui-ci soit au centre de votre réunion d’affaire afin de vous assister dans tous vos besoins. Il est donc primordial que cette personne soit présente dans la salle de réunion d’entreprise.

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L’interprète pourra alors se placer à côté de votre audience cible pour leur chuchoté ce que vous leur dite en temps réel. Cela facilite grandement la communication et effacera la barrière de la langue qui peut vraiment s’avérer pénalisante dans le cadre de réunions d’affaires. Avec aisance, celui-ci retranscrira alors vos propos au fur et à mesure. Selon la nature de votre rendez-vous, il pourra aussi attendre que vous parliez pour retranscrire, après vos propos, la nature de ce que vous avez dit, sous forme de synthèse. 

Enfin, dans le cadre d’une grande réunion d’affaire, du matériel d’interprétation peut être nécessaire afin que vos interlocuteurs soient équipés de casques avec la transmission en direct de vos propos sous forme de traduction. 

Si vous n’en avez pas la possibilité sur place, il existe également des solutions d’interprétation à distance. C’est notamment le cas par téléphone mais aussi grâce à des services de visioconférence et des solutions totalement optimisées qui faciliteront l’interprétation. Le mieux est de voir tous ces détails avec votre prestataire, que vous travailliez avec une agence ou avec un interprète indépendant.