Comment faire une note de frais ?

La note de frais et sa gestion peuvent vite se transformer en tâche extrêmement ardue pour une société. Action chronophage et répétitive, elle nécessite environ trente jours de travail comptable annuellement et n’offre pas de valeur ajoutée. Or, elle est essentielle quand il est nécessaire que des dépenses professionnelles soient avancées par des collaborateurs. Découvrez, pour une entreprise, comment faire une note de frais et les spécificités de cette dernière.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

C’est un document défini par un employé dont la finalité est de procéder au remboursement des frais professionnels liés à l’activité professionnelle et sa réalisation. Cela doit également se faire dans l’intérêt de l’employeur. Il faut savoir que le remboursement de ces frais par l’employeur est obligatoire. La note de frais est utile en tant que justificatif permettant de décrocher un remboursement.

L’employeur peut procéder au remboursement des frais professionnels via trois options :

  • La technique du forfait : cela vaut pour les frais liés au logement ou au déplacement.

Avec usage sur le salaire brut, d’une déduction forfaitaire particulière : cela vaut essentiellement pour les journalistes ou les VRP.

La technique des frais réels : l’employeur effectue le remboursement auprès de l’employé des dépenses effectuées pour leur valeur réelle. Il est nécessaire que l’employé donne une justification des dépenses via une note de frais. Sont caractérisés de frais professionnels ceux de déplacement, de logement ou de repas.

Comment faire une note de frais ?

Ce document doit intégrer une multitude de renseignements afin de convenir à la norme. Voici les informations devant être présentes sur la note de frais : date, nom et prénom du bénéficiaire (si besoin son service), motif, type des frais (transports, logement, restauration etc.), localisation et heure du déplacement, somme HT et TTC et enfin signatures des parties. En règle générale, la totalité de ces données sont présentes dans un tableau.

Afin de concevoir une note de frais, vous pouvez vous servir d’un support papier. Or, la variante manuscrite n’est pas conseillée. Effectivement, des soucis peuvent survenir par rapport à la lecture, l’évaluation, le suivi, le compte ainsi que la ressaisie. L’édition en manuscrit a deux conséquences fâcheuses : perte financière et perte de temps.

Par conséquent, pour finaliser une note de frais dans des conditions optimales, la plupart des sociétés se servent de logiciels informatiques. Ces derniers optimisent la comptabilisation des dépenses sur les notes de frais, rendent plus sûrs le stockage du document et améliorent la démarche. Lorsque la note de frais est conçue, il ne reste plus qu’à effectuer l’impression.

Faire une note de frais sur Excel

Il y a aussi des modèles de factures sous Excel, permettant l’automatisation de l’action. Il est nécessaire d’indiquer dans votre modèle que la totalité des justificatifs de paiement doivent être intégrés pour un remboursement complet des dépenses effectuées durant l’activité professionnelle.

Quelles sont les données à intégrer sur son modèle de note de frais Excel ?

Voici les informations à intégrer dans un tel document : identité et coordonnées de l’employé, date, type de la dépense, identité et coordonnées du marchand, somme HT et TTC ainsi que description des frais.

L’homogénéisation du support de création des notes améliore leur conception et leur gestion, restreignant par conséquent la survenue d’erreurs comptables. Le modèle de notes de frais intègre les colonnes spécifiques aux renseignements obligatoires ainsi que les colonnes destinées aux dépenses spécifiques demandant plus de précisions. Cela garantit une réponse fiable aux exigences légales avec la conception de documents valides pour l’administration fiscale.

N’hésitez pas à procéder au téléchargement d’un modèle Excel ou Word et à vous servir d’un modèle de tableau de notes de frais. Nous vous recommandons vivement de choisir un document Excel puisque les calculs se feront automatiquement, assurant un réel gain de temps.

Quelles sont les informations utiles pour faire une note de frais ?

Il y a exonération de cotisations sociales pour les remboursements des frais professionnels. S’il y a contrôle de la part de l’organisme de l’URSSAF, il peut y avoir vérification de la conformité des remboursements. Par conséquent, les notes de frais peuvent être analysées. C’est pourquoi nous vous recommandons vivement de détailler le plus possible la note de frais. La plupart du temps, ce document se dévoile en tant que tableau intégrant des renseignements tels que le nom de l’employé, la date, la somme, le type et la dépense engagée.

En fonction du genre de la dépense, il est nécessaire que des précisions soient données :

  • Repas : le document doit renseigner la somme de la note de restaurant, les personnes invitées et la raison de l’invitation.
  • Déplacement : il faut indiquer le nombre de kilomètres parcourus, la cause du déplacement, le trajet parcouru et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule concerné.
  • Hébergement : l’employé ne peut en demander le remboursement que s’il ne peut pas retourner chez lui (la mission est à plus de cinquante kilomètres de son habitation). Ainsi, le document doit renseigner la cause et la localisation du déplacement.

Rembourser la note est obligatoire pour l’employeur. Il n’y a pas de clause du contrat de travail qui peut faire en sorte que les frais professionnels soient à la charge de l’employé. Le remboursement de la note à l’employé se fait en fin de mois.

Comment justifier une note de frais ?

Souvent, une facture ou un reçu est nécessaire afin d’être caractérisé de justificatif. Le document peut se dévoiler en tant que format papier ou électronique avant d’être confirmé en interne par la société.  Le justificatif intégrant le document doit avoir différentes mentions le rendant valide. Les voici : nom du fournisseur, date de la dépense, description et TVA (s’il y a). Le justificatif peut nécessiter le nom de la société et celui de l’employé.

Qui peut faire une note de frais ?

Pour le salarié, il n’y a pas de clause présente dans le contrat de travail et qui dit que les frais liés à son travail sont à sa charge. Néanmoins, l’employeur peut s’occuper du remboursement. Ainsi, ce dernier dispose de deux solutions : rembourser les frais réels ainsi que l’indemnisation forfaitaire des frais professionnels. Si vous recherchez un job, prenez en compte qu’il est possible d’effectuer une négociation de l’option de dédommagement avant que le contrat soit signé.

Deuxième point : le remboursement des frais effectués pour une activité professionnelle concerne la totalité des genres de structures. Les sociétés de toutes dimensions et les associations sont concernées. Voici les profils pouvant effectuer le document qu’est une note de frais : salariés non-cadres, bénévoles, cadres et dirigeants. Par contre, les entrepreneurs sont normalement dans l’impossibilité de bénéficier d’un remboursement de leurs frais professionnels. La cause étant qu’ils bénéficient d’un abattement forfaitaire par rapport à leur chiffre d’affaires.

Pourquoi faire une note de frais ?

Une note de frais sert autant à l’employé qu’à l’employeur en vue d’un remboursement des frais professionnels nécessaires au déroulement de l’activité professionnelle. Les frais sont obligatoirement remboursés par l’employeur.

Ainsi, le justificatif de note de frais est un document primordial pour le remboursement des déplacements professionnels, mais essentiellement par rapport à l’administration fiscale. Faire une note de frais, c’est aussi s’assurer d’être dans la légalité ! Prenez en compte qu’un tel document peut vous être demandé par des organismes comme l’URSSAF lors d’un contrôle.

Il existe des cas particuliers !

En fonction des dépenses, les justificatifs de note de frais intègrent certaines caractéristiques, et cela selon les genres de dépenses effectuées.

Frais kilométriques réels

Un collaborateur peut avoir à se servir de son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels. Si cela est le cas, pour que le remboursement de ses frais soit effectif, il est nécessaire que la justification demeure valide. Il doit dévoiler : raison du trajet (montrer qu’il s’agit bel et bien d’une mission professionnelle), localisation de la mission, nombre de kilomètres parcouru et puissance fiscale du véhicule concerné.

Le collaborateur a pour obligation de donner la carte grise du véhicule dans le but de procéder à une vérification de la validité de la puissance fiscale du véhicule. Il est vivement recommandé de conserver la totalité des autres documents liés à un déplacement dans un but d’anticipation d’un contrôle fiscal tels que le ticket de péage ou celui de caisse essence.

Transport

Au même titre que les frais kilométriques, le remboursement de celui des transports peut se faire quand le déplacement du collaborateur se fait pour la réalisation d’une mission professionnelle (à part plusieurs exceptions).

Par conséquent, le collaborateur a pour obligation de donner le billet de transport ou les frais liés à un déplacement effectué avec une voiture de fonction (essence, péage d’autoroute etc.).

Repas

Un collaborateur peut effectuer des dépenses dans un restaurant durant son travail et ses déplacements. Ici encore, il faut un justificatif servant de justification de dépense. Cela peut se matérialiser par des factures, des tickets ou encore des notes.

Une invitation d’un client de la part de l’employé dans le but de nouer une relation professionnelle est aussi possible. Dans ce cas, le justificatif doit intégrer les mentions suivantes : nom de l’invité et de celui des collègues présents, fonction et nom de la société.

Hébergement

Outre le justificatif basique, les frais d’hébergement doivent intégrer : la totalité de nuitées, famille de la chambre et frais liés (si ces aspects sont présents dans la politique de dépenses de la société). Il est essentiel d’indiquer pour quelle raison le collaborateur était présent dans un hôtel en définissant la distance kilométrique par rapport à son habitat.