Un séminaire d’entreprise est une séance de travail réunissant des participants ou des collaborateurs en dehors du cadre professionnel habituel. Il dure un ou plusieurs jours et a pour but de faire avancer les projets de l’entreprise, de fixer de nouveaux objectifs, etc. Il s’agit d’un événement professionnel qui ne laisse aucune place à l’amateurisme.
Un séminaire d’entreprise requiert une certaine expertise pour la préparation et l’organisation des différentes activités. Ainsi, pour la réussite d’un séminaire d’entreprise, il faut, en amont, un temps de préparation et un sens de l’organisation, associés à la prise en compte d’un certain nombre de facteurs, notamment l’identification des objectifs à atteindre. Il s’agit de définir en amont quelques impondérables ou des points fondamentaux.
Table des matières
#1 Définir des objectifs du séminaire d’entreprise
Généralement destiné aux salariés d’une société, un séminaire d’entreprise est un événement professionnel qu’il convient de préparer de façon minutieuse. Pour ce faire, il est important de définir clairement les objectifs du séminaire d’entreprise. En effet, cet événement favorise la motivation des salariés en vue d’obtenir de leur part, une implication plus importante pour de meilleures performances.
Ainsi, pour susciter l’implication des participants au cours de cette réunion de travail, il s’avère nécessaire de définir les objectifs.
Un séminaire d’entreprise peut avoir les objectifs suivants :
- renforcer l’esprit d’équipe ou la culture d’entreprise dans un contexte convivial en vue de rendre les équipes plus performantes ;
- renforcer les liens existants entre les collaborateurs ;
- faciliter la communication entre les collaborateurs ;
- favoriser le dynamisme des équipes pour leur permettre d’être plus performantes ;
- transmettre aux collaborateurs la philosophie de l’entreprise ou présenter la stratégie de l’entreprise ;
- remercier les équipes (de vente) ou les vendeurs en magasin pour le travail accompli ou valoriser les plus belles réussites de l’année ;
- faire découvrir aux collaborateurs un produit ou procéder au lancement d’un produit pour optimiser le taux de vente ou le succès commercial ;
- fêter l’ouverture d’une agence ou d’un magasin.
En fonction des objectifs fixés, il est possible de spécifier la nature du séminaire d’entreprise (séminaire de formation, de direction, d’intégration, de motivation, cohésion…). Il en est de même pour la nature des participants, le budget le mieux adapté et les activités ou les animations qu’il faudra envisager conséquemment.
#2 Définir les participants
Dans le cadre de l’organisation d’un séminaire d’entreprise, les personnes qu’il faudra prendre en compte doivent être définies préalablement. Il s’agit de bien définir le public cible de cet évènement professionnel.
Autrement dit, quelles sont les personnes concernées ? Est-ce les membres du comité exécutif, les salariés d’un service après-vente ? Quels sont les intervenants ?
Lors de la planification d’un séminaire, les caractéristiques des personnes qui devront participer et intervenir doivent être définir avant l’événement. Il faut déterminer le nombre et le profil des participants et des intervenants en tenant compte de la capacité d’accueil du lieu ou de la salle qui devra abriter le séminaire. Ce nombre est nécessaire pour définir l’espace réceptif approprié.
#3 Choisir un thème et un format
En fonction du public visé, il faudra opter pour un thème et un format bien adaptés pour le séminaire. Il s’agit de trouver un intitulé ou une formule qui accroche ou qui suscite chez les participants, le désir d’y assister. On choisit le thème à l’avance. C’est autour de ce thème qu’il faudra prévoir les activités et les animations.
Ainsi, le programme du séminaire constitue une étape importante qu’il faut prévoir, c’est-à-dire les grandes articulations : le temps de travail (conférences, atelier, activités …), les temps de pause ou de récréations, d’échange, etc. On doit adapter le format du séminaire d’entreprise aux objectifs.
#4 Définir un budget
La préparation du séminaire doit prendre en compte le budget alloué. Il faudra évaluer le budget du séminaire. Il s’agit d’un aspect à intégrer dans la planification du séminaire d’entreprise. L’estimation du budget constitue une étape préliminaire, elle permet de mieux cerner les activités.
On y inclut bien de rubriques : l’hébergement, le dîner, le déjeuner, la location de salle, etc. Pour la réussite du séminaire, il faut définir le coût de réalisation en listant tous les postes de dépenses. Il faut maîtriser ou respecter ce budget préalablement défini.
#5 Choisir avec soin la date
La date du séminaire d’entreprise se fixe en tenant compte de la disponibilité des participants. Pour une présence massive des participants, il faudra éviter les périodes de vacances, de congés ou les dates qui coïncident avec les grands événements sportifs ou des célébrations nationales.
Il faut donc choisir une bonne date qui ne coïncide pas avec les périodes d’indisponibilité des participants. Parallèlement, il importe de définir les dates d’arrivée et de départ des participants, et conséquemment le nombre de nuitées.
#6 Choisir un lieu bien approprié
Une fois le nombre de participants défini, il faut choisir un lieu pouvant accueillir ce monde. Le lieu doit être bien confortable et facilement accessible (pour les transports en commun ou les personnes à mobilité réduite). Il peut s’agir d’une salle de conférence ou de réunion, dans un hôtel, dans un établissement dédié ou tout endroit bien adapté pour un événement professionnel.
Pour éviter des surprises désagréables, il faut effectuer une visite de terrain sur le lieu et ne pas se contenter des images figurant sur les brochures ou les pages web. Les responsables communiquent donc aux participants le lieu choisi et validé après une visite de terrain.
#7 Élaborer un rétroplanning
Il faut élaborer un rétroplanning pour suivre soigneusement les différentes étapes liées à l’organisation du séminaire d’entreprise. Il permet de s’assurer du bon déroulement en ayant, au préalable, pris le soin de lister toutes les tâches préparatoires nécessaires.
La liste chronologique des différentes tâches à réaliser s’établit avec les responsables de ces différentes tâches. Il importe de déterminer les échéances possibles en ce qui concerne, par exemple, les réservations, les acomptes, les achats dans les magasins, etc.
#8 Réaliser le planning
Toutes les activités du séminaire d’entreprise se planifient de façon chronologique. Il faut donc élaborer un planning détaillé. Et il est important d’associer une date et des horaires de début et de fin à chaque activité, plusieurs jours avant le début du séminaire.
Le séquençage global des journées ou des demi-journées doit y figurer. La réalisation de ce planning permet de faciliter le déroulement du séminaire. Il faut communiquer le planning à tous les participants.
#9 Communiquer en amont du séminaire entreprise
Dans le cadre de l’organisation d’un séminaire d’entreprise, il importe d’établir un plan de communication. On informe les participants plusieurs jours avant le début de l’événement professionnel. Ils doivent savoir, à l’avance, qu’un séminaire est organisé pour eux.
Il faut donc gérer le volet communication en envoyant des cartes d’invitation aux participants ou en utilisant les divers canaux de communication, les médias sociaux ou les réseaux professionnels. Si possible, il faut effectuer des relances avant le jour J, pour rappeler aux participants la tenue prochaine du séminaire.
Pour les entreprises qui disposent d’un site web, le programme du séminaire peut y figurer. On peut même y trouver une page dédiée au séminaire avec des mises à jour régulières, et les détails du séminaire. Un site peut être créé pour centraliser les inscriptions. Il faut également envoyer des courriels aux participants.