La dématérialisation est une tendance à laquelle une entreprise peut difficilement échapper, quelle que soit sa taille. Elle fait d’ailleurs partie du programme de bon nombre : sociétés commerciales, administrations, collectivités locales et toutes les entités conscientes des enjeux économiques, organisationnels et environnementaux. En France, cette évolution est fortement encouragée par le gouvernement, car elle joue un rôle essentiel dans la modernisation du pays et son administration. Cet article fournit des conseils pratiques pour optimiser les processus de votre entreprise à travers la dématérialisation.
Table des matières
Les avantages de la dématérialisation pour les entreprises
Le processus de dématérialisation présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Un gain de temps
L’impression, l’organisation et la classification de documents sont des tâches chronophages. De plus, en dépit des efforts nécessaires, il peut parfois être difficile de trouver les documents dont on a besoin. Cette perte de temps et d’énergie peut être évitée grâce à la dématérialisation.
Des économies financières
L’impact économique du stockage de documents papier est énorme. En effet, entre les coûts relatifs aux ramettes de papier, à l’impression, aux imprimantes, au toner, certains managers ne savent plus où donner de la tête. D’après une étude de Gartner, environ 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise est consacré au papier. Les processus de dématérialisation permettent de faire des économies de plusieurs milliers d’euros, en fonction de votre chiffre d’affaires annuel.
Optimisation de l’espace
Selon Deltic.fr, la dématérialisation assure aussi un gain de place aux entreprises. Étant donné que tous les documents sont stockés dans une base de données virtuelle, il ne sera plus utile de réserver des salles d’archives pour leur conservation.
La sécurité
Le stockage des documents physiques dans des salles d’archives n’est pas totalement sécurisé. En réalité, il y a un risque de perte des documents en cas de sinistre : incendie, vol, inondation, documents égarés, déménagement… La dématérialisation offre une protection optimale contre ces risques tout en assurant la fiabilité et la longévité des données. Elle certifie aussi l’authenticité des documents électroniques en accord avec les réglementations en vigueur (norme NF Z 42-013 et certification NF 544).
Les avantages écologiques
La dématérialisation contribue aussi à la réduction de l’empreinte écologique des entreprises. En réalité, la production de papier requiert l’utilisation de nombreuses ressources et entraîne des conséquences désagréables telles que la déforestation. De plus, des milliers de tonnes de déchets papier ne sont pas recyclés annuellement dans les bureaux français.
Mettre en œuvre les bonnes solutions pour la dématérialisation
L’intégration de solutions spécifiques est nécessaire pour votre projet de dématérialisation. Il est ainsi envisageable l’adoption de solutions ERP qui facilitent l’automatisation de nombreux processus opérationnel. Celles-ci regroupent généralement diverses fonctionnalités telles que la gestion des stocks, des commandes, de la paie et de la comptabilité.
On distingue aussi les logiciels de GED (Gestion Électronique de Documents) qui sont intégrés à l’ERP ou utilisés séparément. Ils prennent en charge divers aspects numériques :
- archivage de documents sensibles,
- signature électronique,
- export de données comptables,
- conservation de données dans un coffre-fort électronique,
- possibilité d’annotation des pièces,
- intégration des documents scannés dans des logiciels.
Avant de mettre en place une solution de dématérialisation, il est conseillé de mener une étude approfondie des données à dématérialiser. Il faudra aussi évaluer les besoins de tous les départements et analyser les différentes options possibles afin de garantir le succès de la transition du format papier vers le numérique. Par la suite, chaque département devra recevoir des recommandations dans le but de faciliter le passage.
Enfin, la dématérialisation peut impliquer la numérisation des anciennes factures, des bons de commandes et avoirs, des fiches de paie, des documents financiers, des contrats, etc.
Automatiser les processus pour améliorer l’efficacité et le contrôle de la qualité
Pour optimiser l’efficacité et le contrôle de la qualité, l’automatisation des processus est impérative. Cette solution permet d’utiliser la technologie pour accomplir certaines tâches effectuées par un humain. Ce sont souvent les tâches chronophages, ayant peu de valeur ajoutée, et dont la réalisation demande beaucoup de temps. L’objectif est d’obtenir un résultat similaire, mais de façon automatisée.
Dès lors, l’automatisation des processus augmente la satisfaction client, à travers un processus plus rapide et avec moins de risques d’erreurs. Par conséquent, les employés seront en mesure de consacrer leur temps à des tâches à plus grande valeur ajoutée afin d’améliorer l’expérience client.
Cette solution permet aussi de réduire les coûts de traitement à travers la réalisation des tâches à moindre coût. Enfin, elle améliore l’efficacité de la coordination pour une meilleure collaboration entre les différents services. Voici quelques exemples d’automatisation des processus :
- automatisation des processus opérationnels,
- automatisation des processus RH,
- automatisation des processus comptables,
- automatisation de la relation client.
Pour réussir cette automatisation, il est important de choisir un outil dédié qui aura pour mission de faciliter le quotidien et de fluidifier les processus.
Intégrer des plateformes pour une transformation numérique optimisée
Dans le cadre de la dématérialisation de votre entreprise, il est également possible d’intégrer des plateformes aux processus.
On a les plateformes collaboratives qui facilitent l’accès aux données à tous et permettent aux collaborateurs de disposer d’un lieu de travail numérique. On peut citer Gmail, Drive, Meet, Docs, Agenda, etc. Il y a aussi les plateformes de communication permettant de créer des groupes afin de centraliser la communication. C’est le cas de Slack, Skype, Microsoft Teams ou Google Meet, qui facilitent la diffusion des informations et le suivi de l’évolution des projets.
Les plateformes intranet sont également indispensables pour dématérialiser les processus de votre entreprise. En effet, elles permettent de regrouper tous les outils de communication, de collaboration et de gestion de projet en un seul endroit. Ceci, afin de simplifier davantage le processus des entreprises désireuses de se tourner vers le numérique.
En parallèle, pour certaines entreprises, l’utilisation de plateformes e-commerce est indispensable.
Enfin, l’entreprise aura besoin d’outils de stockage en ligne pour assurer l’accès à l’information en temps réel. Étant donné que les collaborateurs peuvent ne pas toujours être présents au bureau, le stockage numérique s’impose ! D’ailleurs, la crise sanitaire a bien démontré l’importance de privilégier la digitalisation au détriment des espaces de stockage physiques. D’autre part, on assiste de plus en plus à la démocratisation du télétravail. Parmi les solutions de stockage numériques les plus connues, il y a One Drive, Dropbox, Box, Drive…
Lorsqu’une entreprise ou une administration décide d’adopter la dématérialisation, elle subit une transformation en profondeur sur de nombreux plans. Dès lors, son organisation connait une évolution considérable, ce qui conduit à une augmentation de la productivité et de la collaboration. Ainsi, le projet de dématérialisation constitue un investissement à long terme avec des avantages indéniables à la clé !